HerStory in IT Academy: Extra Bonus

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

dla uczestników projektu HerStory in IT Academy

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy o zasadach przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją projektu HerStory in IT Academy.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie IT w Górach, z siedzibą przy ul. Konstantego Ildefonsa Gałczyńskiego 31, 43-300 Bielsko-Biała, KRS: 0001136619.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem e-mail: [email protected].

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe uczestników będą przetwarzane w następujących celach:

a) Rekrutacja i organizacja uczestnictwa w Projekcie

Przyjmowanie zgłoszeń wstępnych, prowadzenie rekrutacji, kwalifikacja na poszczególne warsztaty, tworzenie list uczestników i list rezerwowych, potwierdzanie udziału oraz komunikacja organizacyjna.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby zainteresowanej oraz realizacji zasad uczestnictwa w Projekcie.

b) Realizacja warsztatów i dostosowanie ich do potrzeb uczestników

Organizacja zajęć, prowadzenie list obecności, przygotowanie materiałów, wystawianie certyfikatów oraz przeprowadzanie ankiet przedwarsztatowych służących rozpoznaniu poziomu wiedzy, doświadczenia i oczekiwań uczestników.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie niezbędne do realizacji uczestnictwa w Projekcie.

c) Dokumentowanie i rozliczanie Projektu

Prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją Projektu współfinansowanego ze środków Miasta Bielska-Białej, przygotowywanie sprawozdań, rozliczeń oraz udostępnianie dokumentacji uprawnionym podmiotom kontrolującym.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO - w zakresie obowiązków wynikających z przepisów prawa, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO - w zakresie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na dokumentowaniu prawidłowej realizacji i rozliczenia Projektu.

d) Dokumentacja fotograficzna i filmowa

Dokumentowanie przebiegu warsztatów, informowanie o realizacji Projektu oraz promocja jego rezultatów.

W przypadku rozpowszechniania rozpoznawalnego wizerunku uczestnika wymagającego zgody podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO - dobrowolna zgoda uczestnika.

e) Informowanie o przyszłych wydarzeniach i inicjatywach

Przesyłanie drogą elektroniczną informacji o kolejnych wydarzeniach, warsztatach, projektach i inicjatywach organizowanych przez Stowarzyszenie IT w Górach, w tym w ramach HerStory in IT.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO - dobrowolna zgoda uczestnika.

f) Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

Przetwarzanie danych w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od celu przetwarzania Administrator może przetwarzać następujące dane:

• imię i nazwisko;
• adres e-mail oraz inne dane kontaktowe podane w formularzu;
• informacje dotyczące miejsca zamieszkania lub pracy, niezbędne do zastosowania zasad pierwszeństwa udziału;
• informacje dotyczące zainteresowania poszczególnymi warsztatami;
• datę i godzinę dokonania zgłoszenia;
• informacje o zakwalifikowaniu oraz obecności na warsztatach;
• odpowiedzi udzielone w ankietach przedwarsztatowych, w tym dotyczące wiedzy, umiejętności, doświadczenia i oczekiwań;
• dane niezbędne do wystawienia certyfikatów;
• wizerunek utrwalony na zdjęciach lub nagraniach, jeżeli jest przetwarzany zgodnie z odpowiednią podstawą prawną;
• informacje dotyczące udzielonych zgód.

Administrator przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

4. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępniane:

• osobom upoważnionym do organizacji i obsługi Projektu;
• osobom prowadzącym poszczególne warsztaty - w zakresie niezbędnym do przygotowania i realizacji zajęć;
• dostawcom usług informatycznych, platform rejestracyjnych, narzędzi do ankiet oraz usług poczty elektronicznej;
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i organizacyjne;
• Miastu Bielsko-Biała oraz innym uprawnionym podmiotom - w zakresie wymaganym do rozliczenia, kontroli lub sprawozdawczości Projektu;
• organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora są zobowiązane do zapewnienia odpowiedniego poziomu ich ochrony.

5. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przetwarzane w związku z rekrutacją, uczestnictwem, dokumentowaniem i rozliczaniem Projektu będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia zakończenia umowy dotyczącej realizacji Projektu.

Dane przetwarzane na podstawie dobrowolnej zgody, w szczególności dotyczące otrzymywania informacji o przyszłych wydarzeniach lub publikacji wizerunku, będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub ustania celu, dla którego została udzielona, z uwzględnieniem konieczności wykazania zgodności z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Dane niezbędne do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami mogą być przechowywane przez okres właściwy dla tych roszczeń.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje - na zasadach określonych w RODO - prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, jeżeli spełnione są przesłanki określone w RODO;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem [email protected].

Każdej osobie przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych niezbędnych do rekrutacji i organizacji warsztatów jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić udział w Projekcie.

Dane przekazywane za pośrednictwem ankiet przedwarsztatowych służą rozpoznaniu poziomu wiedzy, doświadczenia i oczekiwań uczestników oraz dostosowaniu programu zajęć do ich potrzeb. Nie są wykorzystywane do ustalania kolejności przyjęć na warsztaty.

Wyrażenie zgody na otrzymywanie informacji o przyszłych wydarzeniach oraz na rozpowszechnianie wizerunku jest dobrowolne. Brak takich zgód nie wpływa na możliwość uczestnictwa w Projekcie.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe uczestników nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na uczestników.

Kwalifikacja na warsztaty odbywa się zgodnie z zasadami pierwszeństwa i kolejności zgłoszeń określonymi w Regulaminie Projektu.