KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

dla uczestnika projektu "Jedna drużyna wolontariatu"

Informacja przekazywana na podstawie art. 13 RODO | wersja z 23 sierpnia 2026 r.

Administrator danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Stowarzyszenie "Pomocownia" z siedzibą przy ul. prof. Tomasza Strzembosza 17, 44-251 Rybnik, KRS 0000988513, NIP 6423239800, REGON 523019575.

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: [email protected], tel. 500 372 042; adres korespondencyjny: ul. Żużlowa 25, 44-200 Rybnik.

Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy wyłącznie dane potrzebne do organizacji i udokumentowania udziału w projekcie, w szczególności:

•imię i nazwisko oraz adres e-mail;

•numer telefonu - jeśli zostanie podany dobrowolnie;

•informację o związku z daną grupą lub działaniem wolontariackim;

•oświadczenie o zamieszkiwaniu na terenie województwa śląskiego;

•dane dotyczące zgłoszenia, udziału i obecności na wydarzeniu oraz treść korespondencji organizacyjnej.

Ważne: nie prosimy o PESEL, pełny adres zamieszkania, datę urodzenia ani dane dotyczące zdrowia. Prosimy nie wpisywać danych szczególnych kategorii w polach formularza ani w wiadomościach do organizatora.

Cele i podstawy prawne przetwarzania

Rejestracja i organizacja udziału. Dane są przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenia udziału, przekazywania informacji organizacyjnych oraz umożliwienia uczestnictwa w warsztatach - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na Pani/Pana żądanie i realizacji zasad udziału w wydarzeniu.

Realizacja, rozliczenie i udokumentowanie projektu. Dane są przetwarzane w celu potwierdzenia spełnienia kryteriów udziału, prowadzenia list uczestników i obecności, wykazania rezultatów, przygotowania sprawozdawczości, archiwizacji dokumentacji oraz poddania projektu monitoringowi, kontroli i ewaluacji - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora i podmiotów finansujących lub nadzorujących projekt jest prawidłowa realizacja i rozliczenie projektu, wykazanie zgodnego z przeznaczeniem wykorzystania środków publicznych oraz obrona przed ewentualnymi roszczeniami.

Kontakt i dochodzenie roszczeń. Dane mogą być przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na pytania, rozpatrzenia skarg oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Wizerunek nie jest objęty niniejszą klauzulą jako zgoda na publikację. Jeżeli podczas wydarzenia będą wykonywane i publikowane zdjęcia lub nagrania, zgoda dotycząca wizerunku będzie zbierana odrębnie.

Odbiorcy danych

Dane mogą zostać udostępnione - wyłącznie w zakresie niezbędnym do danego celu - następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców:

•osobom upoważnionym przez Stowarzyszenie "Pomocownia" do organizacji i rozliczenia projektu;

•EventLabs sp. z o.o., operatorowi platformy Evenea, oraz jego podmiotom przetwarzającym - w zakresie obsługi rejestracji i komunikacji;

•Operatorom Konkursu "Śląskie Lokalnie 2026", tj. Klastrowi Innowacji Społecznych oraz Fundacji New Europe Foundation, Narodowemu Instytutowi Wolności - Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego, a także upoważnionym osobom lub podmiotom prowadzącym na ich zlecenie monitoring, kontrolę albo ewaluację;

•dostawcom usług IT, poczty elektronicznej, hostingu, wsparcia technicznego, doradztwa prawnego lub archiwizacji, działającym na podstawie odpowiednich umów i upoważnień;

•organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

EventLabs może również przetwarzać część danych jako odrębny administrator, w szczególności w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z korzystaniem z Evenea. Szczegóły określa aktualna polityka prywatności Evenea.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z Evenea dane mogą być przetwarzane także w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy następuje wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych zgodnie z art. 46 RODO. Informację o zastosowanych zabezpieczeniach lub ich kopię można uzyskać, kontaktując się z Administratorem; aktualne informacje o dostawcach Evenea są również dostępne w dokumentacji tej platformy.

Okres przechowywania danych

Dane będą przechowywane:

•w zakresie bieżącej rejestracji i organizacji wydarzeń - przez czas niezbędny do przeprowadzenia działań i zakończenia komunikacji organizacyjnej;

•w dokumentacji projektu - przez 5 lat od zakończenia projektu, zgodnie z zasadami Konkursu "Śląskie Lokalnie 2026", a w razie trwającej kontroli, postępowania lub sporu - do jego prawomocnego zakończenia;

•w zakresie roszczeń - do upływu właściwego terminu ich przedawnienia.

Po upływie tych okresów dane zostaną usunięte lub zanonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie będzie wymagane przez przepisy prawa.

Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu - w granicach określonych przez RODO - prawo do:

•dostępu do danych i otrzymania ich kopii;

•sprostowania danych;

•usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania;

•przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;

•wniesienia sprzeciwu - z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją - wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

•wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

Niektóre prawa mogą podlegać ograniczeniom, jeżeli dalsze przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z obowiązków dokumentacyjnych, przeprowadzenia kontroli albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dobrowolność podania danych

Podanie danych oznaczonych w formularzu jako wymagane jest dobrowolne, lecz niezbędne do rejestracji, weryfikacji kryteriów udziału i uczestnictwa w projekcie. Niepodanie tych danych może uniemożliwić przyjęcie zgłoszenia. Podanie numeru telefonu jest dobrowolne i jego brak nie wpływa na możliwość udziału.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, które wywoływałoby wobec Pani/Pana skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływało.

Źródło danych

Dane są pozyskiwane bezpośrednio od Pani/Pana - w szczególności przez formularz rejestracyjny w Evenea, korespondencję z organizatorem lub dokumentację podpisywaną podczas wydarzenia.