UXchange powered by ICE

English below

§1. Postanowienia ogólne

1. Organizatorem wydarzenia UXchange (dalej: "Wydarzenie") jest ICE MT Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku-Białej, ul. Dworkowa 2, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bielsku-Białej, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000649067, NIP 9372687819, REGON 365945829, kapitał zakładowy: 511.700,00 zł (dalej: "Organizator").

2. Wydarzenie odbywa się w dniu 14 września 2026 r. w Bielsku-Białej przy ul. Dworkowej 2, w ramach festiwalu BBdays4.IT.

3. Niniejszy regulamin określa zasady uczestnictwa w Wydarzeniu.

4. Udział w Wydarzeniu jest bezpłatny.

5. Wydarzenie przeznaczone jest dla osób pełnoletnich. Udział osoby małoletniej możliwy jest wyłącznie za zgodą i pod opieką przedstawiciela ustawowego.

§2. Rejestracja

1. Rejestracja uczestników odbywa się wyłącznie za pośrednictwem platformy Evenea. Rejestracja i korzystanie z platformy podlegają dodatkowo regulaminowi platformy Evenea.

2. Warunkiem uczestnictwa jest dokonanie rejestracji w terminie wskazanym na stronie wydarzenia.

3. Potwierdzenie rejestracji przesyłane jest na adres e-mail podany podczas rejestracji.

4. Liczba miejsc jest ograniczona. O udziale decyduje kolejność zgłoszeń.

§3. Rezygnacja

1. Uczestnik może we własnym zakresie przekazać miejsce innej osobie, informując o tym Organizatora drogą mailową najpóźniej na 48 godzin przed datą Wydarzenia. Osoba przekazująca miejsce zobowiązana jest udostępnić osobie wstępującej niniejszy regulamin wraz z klauzulą informacyjną (§7); Organizator spełnia wobec tej osoby obowiązek informacyjny z art. 14 RODO przy pierwszym kontakcie, w szczególności w mailowym potwierdzeniu rejestracji.

2. W przypadku odwołania Wydarzenia albo zmiany jego terminu, miejsca lub formuły - z ważnych przyczyn leżących po stronie Organizatora lub z powodu siły wyższej - wszyscy zarejestrowani uczestnicy zostaną niezwłocznie poinformowani mailowo.

§4. Przebieg wydarzenia

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie Wydarzenia, w szczególności dotyczących kolejności i czasu trwania poszczególnych części.

2. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad obowiązujących w miejscu, w którym odbywa się Wydarzenie.

3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione lub utracone przez uczestników w miejscu Wydarzenia, chyba że szkoda wynikła z winy Organizatora.

§5. Mini-konkursy

1. Podczas Wydarzenia mogą odbywać się mini-konkursy dla uczestników.

2. Zwycięzcą zostaje uczestnik, który jako pierwszy udzieli prawidłowej odpowiedzi na pytanie zadane przez prowadzącego.

3. Nagrody mają charakter rzeczowy i nie stanowią wygranej pieniężnej.

4. Nagrody nie podlegają wymianie na ekwiwalent pieniężny ani przeniesieniu na osoby trzecie. Reklamacje dotyczące mini-konkursów można zgłaszać mailowo na adres wskazany w §8 ust. 3 w terminie 14 dni od dnia Wydarzenia; Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.

§6. Wizerunek i materiały

1. Podczas Wydarzenia mogą być wykonywane zdjęcia i nagrania wideo do celów dokumentacyjnych i promocyjnych.

2. Wizerunek uczestnika utrwalony w ramach ujęć ogólnych, na których uczestnik stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie lub publiczna impreza, może być nieodpłatnie rozpowszechniany przez Organizatora w materiałach dokumentacyjnych i promocyjnych związanych z Wydarzeniem i BBdays4.IT bez odrębnej zgody uczestnika (art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych); podstawą przetwarzania danych osobowych jest w tym zakresie prawnie uzasadniony interes Organizatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a uczestnikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu; sprzeciw można zgłosić mailowo na adres wskazany w §8 ust. 3 albo obsłudze Wydarzenia na miejscu.

3. Utrwalenie i rozpowszechnianie wizerunku uczestnika w ramach ujęć indywidualnych (w szczególności portretów i wywiadów) wymaga uprzedniej, dobrowolnej i wyraźnej zgody uczestnika, wyrażonej podczas rejestracji na platformie Evenea albo w miejscu Wydarzenia. Zgoda może zostać cofnięta w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem wykorzystania wizerunku dokonanego przed jej cofnięciem.

§7. Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych uczestników jest ICE MT Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku-Białej, ul. Dworkowa 2 (dalej: "Administrator").

2. Dane osobowe uczestników przetwarzane są w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

a) organizacja i obsługa rejestracji oraz udziału w Wydarzeniu — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa o udział w Wydarzeniu),

b) kontakt z uczestnikami, zapewnienie bezpieczeństwa Wydarzenia oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora),

c) dokumentacja i promocja Wydarzenia, w tym publikacja wizerunku — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ujęcia ogólne) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda uczestnika — ujęcia indywidualne),

d) wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. Odbiorcami danych osobowych uczestników mogą być: operator platformy rejestracyjnej Evenea, dostawcy usług IT i hostingu, podmioty świadczące usługi fotograficzne lub marketingowe oraz inne podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Administratora.

4. Dane osobowe uczestników będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, nie dłużej jednak niż przez 3 lata od daty Wydarzenia, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania. Wizerunek uczestnika rozpowszechniany na podstawie zgody przetwarzany jest do czasu cofnięcia zgody, a utrwalony w ramach ujęć ogólnych — do czasu uwzględnienia sprzeciwu.

5. Uczestnikom przysługują następujące prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych:

a) prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,

b) prawo do sprostowania danych,

c) prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym"),

d) prawo do ograniczenia przetwarzania,

e) prawo do przenoszenia danych (w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy),

f) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

g) prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

6. W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, uczestnik ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do dokonania rejestracji i udziału w Wydarzeniu.

8. Dane osobowe uczestników co do zasady nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych. W związku z publikacją materiałów z Wydarzenia w mediach społecznościowych (m.in. Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube) dane w postaci wizerunku mogą być przekazywane do państw trzecich, w tym do USA, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (EU-U.S. Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych (art. 45-46 RODO).

9. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.

10. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: [email protected].

§8. Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu z ważnych przyczyn organizacyjnych, technicznych lub prawnych, z poszanowaniem praw nabytych uczestników. O wszelkich zmianach uczestnicy zostaną poinformowani drogą mailową przed ich wejściem w życie.

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.

3. Wszelkie pytania i uwagi dotyczące Wydarzenia należy kierować na adres e-mail Organizatora: [email protected].

4. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania na stronie Wydarzenia i jest dostępny w tym miejscu przez cały okres jego obowiązywania.

___________________________________________________________________

§1. General Provisions

1. The organiser of the UXchange event (hereinafter: the "Event") is ICE MT Poland Sp. z o.o., registered office at ul. Dworkowa 2, Bielsko-Biała, entered in the register of entrepreneurs of the National Court Register maintained by the District Court in Bielsko-Biała, 8th Commercial Division of the National Court Register, under KRS number 0000649067, NIP 9372687819, REGON 365945829, share capital: PLN 511,700.00 (hereinafter: the "Organiser").
2. The Event takes place on 14 September 2026 in Bielsko-Biała, ul. Dworkowa 2, as part of the BBdays4.IT festival.
3. These Terms & Conditions set out the rules for participation in the Event.
4. Participation in the Event is free of charge.
5. The Event is intended for adults. Participation by a minor is permitted only with the consent of and under the supervision of a legal guardian.

§2. Registration

1. Participant registration takes place exclusively via the Evenea platform. Registration and use of the platform are additionally subject to Evenea's own terms and conditions.
2. Registration by the deadline indicated on the Event page is required for participation.
3. A registration confirmation will be sent to the email address provided during registration.
4. The number of places is limited. Admission is granted on a first-come, first-served basis.

§3. Cancellation

1. A participant may transfer their place to another person, provided they notify the Organiser by email no later than 48 hours before the Event. The person transferring their place is responsible for sharing these Terms & Conditions and the information clause (§7) with the incoming participant. The Organiser will fulfil its information obligation under Article 14 GDPR upon first contact with that person, in particular in the email registration confirmation.
2. In the event of cancellation of the Event or a change to its date, venue, or format — due to significant reasons on the part of the Organiser or force majeure — all registered participants will be notified promptly by email.

§4. Event Programme

1. The Organiser reserves the right to make changes to the Event programme, in particular regarding the order and duration of individual segments.
2. Participants are required to comply with the rules applicable at the Event venue.
3. The Organiser shall not be liable for items left behind or lost by participants at the Event venue, unless the loss resulted from the Organiser's fault.

§5. Mini-Competitions

1. Mini-competitions for participants may be held during the Event.
2. The winner is the participant who is first to provide the correct answer to a question posed by the host.
3. Prizes are non-monetary, physical items.
4. Prizes may not be exchanged for a cash equivalent or transferred to third parties. Complaints regarding mini-competitions may be submitted by email to the address indicated in §8(3) within 14 days of the Event date; the Organiser will respond within 14 days of receipt.

§6. Image Rights and Materials

1. Photographs and video recordings may be taken during the Event for documentation and promotional purposes.
2. A participant's likeness captured in general shots, in which the participant appears merely as an incidental element of a gathering or public event, may be disseminated free of charge by the Organiser in documentation and promotional materials related to the Event and BBdays4.IT, without the participant's separate consent (Article 81(2)(2) of the Act of 4 February 1994 on Copyright and Related Rights). The legal basis for processing personal data in this regard is the Organiser's legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR); participants have the right to object, which may be exercised by email to the address in §8(3) or in person at the Event.
3. Capturing and disseminating a participant's likeness in individual shots (in particular portraits and interviews) requires the participant's prior, voluntary, and explicit consent, given during registration on the Evenea platform or at the Event venue. Consent may be withdrawn at any time, without affecting the lawfulness of any use of the likeness made prior to withdrawal.

§7. Personal Data Protection

1. The controller of participants' personal data is ICE MT Poland Sp. z o.o., registered office at ul. Dworkowa 2, Bielsko-Biała (hereinafter: the "Controller").
2. Participants' personal data are processed for the following purposes and on the following legal bases:

a) organisation and administration of registration and participation in the Event — on the basis of Article 6(1)(b) GDPR (contract for participation in the Event);

b) communication with participants, ensuring the safety of the Event, and the establishment, exercise, or defence of legal claims — on the basis of Article 6(1)(f) GDPR (the Controller's legitimate interest);

c) documentation and promotion of the Event, including publication of likeness — on the basis of Article 6(1)(f) GDPR (general shots) and Article 6(1)(a) GDPR (participant's consent — individual shots);

d) fulfilment of legal obligations incumbent on the Controller — on the basis of Article 6(1)(c) GDPR.

1. Recipients of participants' personal data may include: the Evenea registration platform operator, IT and hosting service providers, photography or marketing service providers, and other entities processing personal data on behalf of the Controller.
2. Participants' personal data will be stored for the period necessary to fulfil the purposes for which they were collected, and no longer than 3 years from the date of the Event, unless applicable law requires a longer retention period. Likeness disseminated on the basis of consent will be processed until consent is withdrawn; likeness captured in general shots will be processed until an objection is upheld.
3. Participants have the following rights in connection with the processing of their personal data:

a) the right of access to data and to receive a copy thereof;

b) the right to rectification of data;

c) the right to erasure of data ("the right to be forgotten");

d) the right to restriction of processing;

e) the right to data portability (in respect of data processed on the basis of consent or contract);

f) the right to object to processing based on Article 6(1)(f) GDPR;

g) the right to withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of processing carried out prior to withdrawal.

1. Where a participant considers that the processing of personal data infringes GDPR, they have the right to lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw).
2. Provision of personal data is voluntary, but necessary for registration and participation in the Event.
3. Participants' personal data will not, as a rule, be transferred to third countries or international organisations. In connection with the publication of Event materials on social media platforms (including Facebook, Instagram, LinkedIn, and YouTube), data in the form of likeness may be transferred to third countries, including the United States, on the basis of a European Commission adequacy decision (EU-U.S. Data Privacy Framework) or standard contractual clauses (Articles 45-46 GDPR).
4. Personal data will not be used for automated decision-making or profiling.
5. For matters relating to the processing of personal data, please contact the Controller at: [email protected].

§8. Final Provisions

1. The Organiser reserves the right to amend these Terms & Conditions for significant organisational, technical, or legal reasons, with due respect for participants' acquired rights. Participants will be notified of any changes by email before they take effect.
2. Matters not regulated by these Terms & Conditions shall be governed by Polish law.
3. Any questions or comments regarding the Event should be directed to the Organiser's email address: [email protected].
4. These Terms & Conditions enter into force on the date of their publication on the Event page and remain available there throughout the period of their validity.