REGULAMIN REJESTRACJI NA KONFERENCJĘ

ORGANIZOWANĄ W RAMACH CYKLU "TYGODNIK TRZECIEGO WIEKU"

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki rejestracji oraz zapisu na listę gości konferencji edukacyjno-kulturalnej organizowanej w ramach cyklu "Tygodnik Trzeciego Wieku" (zwanej dalej: "Konferencją" lub "Wydarzeniem").
2. Organizatorem Konferencji jest: Centrum Kultury Podgórza w Krakowie z siedzibą w Krakowie (30-510) przy ul. Sokolskiej 13, NIP: 6793353072, REGON: 543614894 (zwane dalej: "Organizatorem" lub "CKP").
3. Współorganizatorem Konferencji, odpowiedzialnym za obsługę organizacyjną Wydarzenia, w tym zaproszenie uczestników, obsługę procesu rejestracji, kontakt z uczestnikami oraz komunikację w ramach cyklu, jest: Tygodnik Powszechny Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (30-314) przy ul. Dworskiej 1C/LU 3-4, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS: 0000045152, NIP: 6760056914, REGON: 350319302 (zwana dalej: "Współorganizatorem").
4. Konferencja odbędzie się w dniu 19 listopada 2026 r. w godzinach 10:00-14:00 w filii Centrum Kultury Podgórza - Fort Borek w Krakowie (ul. Forteczna 146, 30-437 Kraków).
5. Udział w Konferencji jest bezpłatny.
6. Uczestnikiem/Gościem Konferencji jest osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, która dokonała prawidłowej rejestracji i której udział został potwierdzony. Istnieje możliwość dokonania zgłoszenia jako reprezentant, pracownik lub współpracownik instytucji, organizacji bądź firmy, pod warunkiem posiadania upoważnienia do działania w jej imieniu.
7. Liczba miejsc na Konferencji jest ograniczona. O wpisie na listę uczestników decyduje kolejność zgłoszeń.
8. Po wyczerpaniu puli miejsc tworzona jest lista rezerwowa. Zapis na listę rezerwową nie gwarantuje udziału w Konferencji; w przypadku zwolnienia miejsca Współorganizator poinformuje kolejną osobę z listy drogą elektroniczną.
9. Dokonanie rejestracji jest równoznaczne z zapoznaniem się z treścią niniejszego Regulaminu i jego pełną akceptacją.

II. REJESTRACJA I WARUNKI UDZIAŁU

1. Rejestracja na Konferencję odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego w serwisie Evenea.pl pod dedykowanym adresem Wydarzenia.
2. Rejestracja trwa do wyczerpania limitu miejsc lub do terminu wskazanego na stronie rejestracyjnej w serwisie Evenea.pl.
3. W celu dokonania rejestracji Uczestnik wykonuje następujące czynności:
   • Wypełnia formularz zgłoszeniowy, podając:
     • Imię i nazwisko (pole obowiązkowe),
     • Adres poczty elektronicznej e-mail (pole obowiązkowe),
     • Numer telefonu (pole dobrowolne, zalecane do kontaktu organizacyjnego),
     • Nazwę reprezentowanej instytucji / organizacji / firmy (pole dobrowolne);
   • Potwierdza zapoznanie się z niniejszym Regulaminem i akceptuje jego treść (pole obowiązkowe);
   • Może dobrowolnie zaznaczyć checkboxy zgód marketingowo-informacyjnych, o których mowa w ust. 7 poniżej;
   • Przesyła formularz zgłoszeniowy za pośrednictwem platformy Evenea.pl.
4. Za moment doręczenia zgłoszenia uznaje się moment zarejestrowania danych w systemie Evenea.pl.
5. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz informacja o statusie uczestnictwa (wpis na listę główną lub rezerwową) przesyłane są automatycznie na podany podczas rejestracji adres e-mail.
6. Współorganizator zastrzega sobie prawo wysłania do zarejestrowanych Uczestników wiadomości z przypomnieniem o terminie Wydarzenia oraz prośbą o potwierdzenie przybycia lub informację o rezygnacji, co umożliwia udostępnienie miejsc osobom z listy rezerwowej.
7. Zgody na komunikację dotyczącą kolejnych wydarzeń i oferty kulturalnej:
   • Za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego Uczestnik może wyrazić dobrowolną zgodę na:
     1. Otrzymywanie drogą elektroniczną na podany adres e-mail informacji o kolejnych konferencjach i spotkaniach w ramach cyklu "Tygodnik Trzeciego Wieku" oraz o innych wydarzeniach kulturalnych i edukacyjnych organizowanych bądź współorganizowanych przez Współorganizatora (Tygodnik Powszechny Sp. z o.o.);
     2. Otrzymywanie drogą elektroniczną newslettera oraz informacji handlowo-promocyjnych dotyczących oferty wydawniczej i subskrypcyjnej "Tygodnika Powszechnego".
   • Wyrażenie powyższych zgód jest całkowicie dobrowolne i nie warunkuje możliwości udziału w Konferencji.
   • Każda z udzielonych zgód może zostać wycofana w dowolnym momencie bez podawania przyczyny i bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (poprzez kliknięcie dedykowanego linku w stopce otrzymywanych wiadomości lub wysłanie wiadomości e-mail na adres: [email protected]).
8. Rezygnację z udziału w Konferencji należy zgłaszać Współorganizatorowi drogą mailową na adres: [email protected].

III. BEZPIECZEŃSTWO I ORGANIZACJA WYDARZENIA

1. Za bezpieczeństwo uczestników, prawidłową organizację oraz sprawny przebieg programu Wydarzenia odpowiada Współorganizator, we współpracy z personelem obiektu Fort Borek udostępnionego przez Organizatora (CKP).
2. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania regulaminu obiektu Fort Borek, przepisów przeciwpożarowych oraz zaleceń porządkowych Organizatora i Współorganizatora.
3. W przypadku wystąpienia okoliczności Siły Wyższej (tj. zdarzeń nadzwyczajnych, zewnętrznych, niezależnych od woli Stron, którym nie można było zapobiec, takich jak decyzje organów władzy publicznej, klęski żywiołowe, awarie uniemożliwiające korzystanie z obiektu), Organizator i Współorganizator zastrzegają sobie prawo do zmiany terminu, programu lub odwołania Konferencji. W takim wypadku zarejestrowani Uczestnicy zostaną niezwłocznie powiadomieni drogą elektroniczną.

IV. WIZERUNEK I MATERIAŁY PRASOWE

1. Przebieg Konferencji będzie utrwalany w celach dokumentacyjnych, informacyjnych i promocyjnych za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk i obraz (fotografia oraz wideo).
2. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że jego wizerunek może zostać utrwalony w ramach dokumentacji przebiegu Wydarzenia (jako element zgromadzenia/publiczności) i wykorzystany w materiałach informacyjnych i promocyjnych Organizatora (Centrum Kultury Podgórza) oraz Współorganizatora (Tygodnik Powszechny), w szczególności na stronach internetowych (m.in. www.ckpodgorza.pl, www.tygodnikpowszechny.pl), profilach w mediach społecznościowych oraz w publikacjach prasowych.
3. Wizerunek uczestników w relacjach reporterskich publikowanych w tytułach prasowych Współorganizatora (w tym w dodatku specjalnym "Tygodnik Trzeciego Wieku") oraz Organizatora przetwarzany jest w ramach działalności prasowej zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe.

V. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH (RODO)

1. Dane osobowe zbierane w procesie rejestracji przetwarzane są w celu organizacji Konferencji, obsługi zgłoszeń, kontaktu z Uczestnikami, realizacji prawnie uzasadnionych interesów, a w przypadku wyrażenia odrębnych zgód - w celu przesyłania informacji o kolejnych wydarzeniach i ofercie kulturalnej.
2. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych, role administratorów, podstawy prawne oraz pełne uprawnienia Uczestników określa Klauzula Informacyjna, stanowiąca Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem uruchomienia formularza rejestracyjnego w serwisie Evenea.pl.
2. Wszelkie zapytania dotyczące Konferencji oraz procesu rejestracji należy kierować do koordynatora ds. organizacyjnych ze strony Współorganizatora:
   • Barbara Ziajka, e-mail: [email protected], tel.: +48 668 441 108.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego.

ZAŁĄCZNIK NR 1 DO REGULAMINU REJESTRACJI

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH DLA UCZESTNIKÓW KONFERENCJI "TYGODNIK TRZECIEGO WIEKU"

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO), informujemy:

1. Administratorzy Danych

W związku ze współorganizacją Wydarzenia Państwa dane osobowe przetwarzane są przez:

• Tygodnik Powszechny Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (30-314), ul. Dworska 1C/LU 3-4, KRS: 0000045152 - podmiot odpowiedzialny za techniczną i organizacyjną obsługę rejestracji, kontakt z Uczestnikami, realizację programu merytorycznego oraz prowadzenie komunikacji informacyjno-kulturalnej na podstawie udzielonych zgód;
• Centrum Kultury Podgórza w Krakowie z siedzibą w Krakowie (30-510), ul. Sokolska 13, NIP: 6793353072, REGON: 543614894 - Organizator Wydarzenia i gospodarz obiektu Fort Borek.

2. Dane kontaktowe w sprawach ochrony danych

• W sprawach dotyczących rejestracji, marketingu i działań Tygodnika Powszechnego: e-mail: [email protected] lub listownie: Tygodnik Powszechny Sp. z o.o., ul. Dworska 1C/LU 3-4, 30-314 Kraków z dopiskiem "RODO".
• W sprawach dotyczących Centrum Kultury Podgórza: e-mail: [email protected] lub listownie: CKP, ul. Sokolska 13, 30-510 Kraków.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:

1. Rejestracja i organizacja udziału w Konferencji - obsługa formularza, weryfikacja zapisów, przesyłanie potwierdzeń, przypomnień i informacji bieżących (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy/akceptacja regulaminu);
2. Komunikacja dotycząca kolejnych wydarzeń w cyklu "Tygodnik Trzeciego Wieku" oraz innych wydarzeń kulturalno-edukacyjnych - w przypadku zaznaczenia dobrowolnej zgody (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej);
3. Wysyłka newslettera oraz informacji handlowo-promocyjnych Tygodnika Powszechnego - w przypadku zaznaczenia odrębnej, dobrowolnej zgody (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
4. Zapewnienie bezpieczeństwa i sprawnej koordynacji Wydarzenia w obiekcie Fort Borek (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratorów);
5. Dokumentacja, relacja prasowa i promocja Wydarzenia - utrwalanie i upowszechnianie wizerunku uczestników jako elementu zgromadzenia/widowni w mediach własnych i prasie (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zw. z ustawą Prawo prasowe);
6. Ustalenie, dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
7. Wypełnienie obowiązków prawnych i księgowo-rozliczeniowych spoczywających na instytucji kultury (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

4. Odbiorcy danych

Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być:

• Operator serwisu Evenea (Evenea Sp. z o.o.) jako podmiot przetwarzający;
• Dostawcy systemów pocztowych, hostingowych oraz narzędzi do wysyłki newsletterów (np. platformy do e-mail marketingu współpracujące z Tygodnikiem Powszechnym);
• Upoważnieni pracownicy i współpracownicy Organizatora i Współorganizatora;
• Organy publiczne uprawnione na podstawie przepisów prawa.

5. Okres przechowywania danych

• Dane związane z udziałem w Konferencji przechowywane są przez czas trwania Wydarzenia, a po jego zakończeniu przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych.
• Dane przetwarzane w celach informowania o kolejnych edycjach cyklu, innych wydarzeniach kulturalnych lub subskrypcjach (newsletter) przechowywane są do czasu wycofania zgody przez Uczestnika lub wniesienia sprzeciwu.
• Dane osób z listy rezerwowej, które nie wzięły udziału w Wydarzeniu i nie wyraziły zgód komunikacyjnych, są usuwane po zakończeniu Konferencji.

6. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Państwu prawo do:

• Dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
• Sprostowania (poprawienia) danych;
• Usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym");
• Ograniczenia przetwarzania danych;
• Cofnięcia zgody w dowolnym momencie (w odniesieniu do komunikacji o kolejnych wydarzeniach i ofertach promocyjnych) - bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania;
• Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• Wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

7. Informacja o wymogu podania danych

Podanie danych w zakresie: imię, nazwisko oraz adres e-mail jest dobrowolne, lecz niezbędne do dokonania rejestracji na Konferencję. Wyrażenie zgód na otrzymywanie informacji o kolejnych wydarzeniach cyklu "Tygodnik Trzeciego Wieku", innych ofertach kulturalnych czy newsletterze jest w pełni opcjonalne i nie wpływa na możliwość uczestnictwa w bezpłatnym Wydarzeniu.