Konferencja Bezpieczny Samorząd

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA UCZESTNIKÓW KONFERENCJI "BEZPIECZNY SAMORZĄD"

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2, a w odpowiednich przypadkach także art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej "RODO", informujemy, że:

1. Administrator danych
   Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Krakowski Park Technologiczny sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Podole 60, 30-394 Kraków, zwany dalej "KPT" lub "Administratorem".
   Z Administratorem można kontaktować się:
   • pisemnie — na adres siedziby KPT;
   • za pośrednictwem poczty elektronicznej — na adres: [email protected].
2. Inspektor Ochrony Danych
   Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się:
   • pisemnie — na adres siedziby KPT, z dopiskiem "Inspektor Ochrony Danych";
   • za pośrednictwem poczty elektronicznej — na adres: [email protected].
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
   Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu:
   • dokonania rejestracji oraz umożliwienia udziału w konferencji "Bezpieczny Samorząd", a także zapewnienia jej prawidłowej obsługi organizacyjnej — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
   • prowadzenia korespondencji dotyczącej konferencji, przekazywania informacji organizacyjnych, potwierdzenia rejestracji, przygotowania identyfikatorów, list uczestników oraz zapewnienia bezpieczeństwa i sprawnego przebiegu wydarzenia — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w odpowiednich przypadkach również art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
   • wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków rachunkowych, podatkowych, sprawozdawczych lub archiwizacyjnych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
   • ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z organizacją konferencji — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona jego praw;
   • dokumentowania przebiegu konferencji poprzez wykonywanie zdjęć oraz nagrań dźwiękowych i audiowizualnych obejmujących ogólne ujęcia wydarzenia, na których wizerunek danej osoby stanowi jedynie szczegół większej całości, takiej jak zgromadzenie, publiczność lub przebieg konferencji — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest dokumentowanie i informowanie o działalności KPT;
   • utrwalania i rozpowszechniania indywidualnego wizerunku lub głosu uczestnika, w szczególności w ramach ujęć indywidualnych, zbliżeń, wypowiedzi lub wywiadów — wyłącznie na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
4. Źródło danych Co do zasady dane osobowe pozyskiwane są bezpośrednio od Pani/Pana za pośrednictwem formularza rejestracyjnego. Jeżeli zgłoszenia dokonał Pani/Pana pracodawca, urząd, jednostka organizacyjna albo inny podmiot zgłaszający uczestników, KPT mógł otrzymać od tego podmiotu następujące kategorie danych: imię i nazwisko, stanowisko lub funkcja, nazwa reprezentowanej instytucji, służbowy adres poczty elektronicznej, numer telefonu oraz informacje dotyczące udziału w konferencji.
5. Dobrowolność podania danych Podanie danych wymaganych w formularzu rejestracyjnym jest dobrowolne, ale niezbędne do dokonania rejestracji i udziału w konferencji. Niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości zarejestrowania uczestnika lub zapewnienia mu udziału w wydarzeniu. Udzielenie zgody na utrwalanie i rozpowszechnianie indywidualnego wizerunku lub głosu jest całkowicie dobrowolne. Nieudzielenie zgody nie wpływa na możliwość udziału w konferencji.
6. Odbiorcy danych
   Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
   • podmioty świadczące na rzecz KPT usługi informatyczne, hostingowe, telekomunikacyjne, rejestracyjne, księgowe, prawne, doradcze lub archiwizacyjne;
   • podmioty zapewniające obsługę organizacyjną i techniczną konferencji, w tym operatorzy obiektu, firmy cateringowe, podmioty drukujące identyfikatory oraz osoby wykonujące obsługę fotograficzną lub audiowizualną;
   • współorganizatorzy i partnerzy konferencji — wyłącznie w zakresie niezbędnym do organizacji wydarzenia i pod warunkiem istnienia właściwej podstawy prawnej;
   • podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
   Podmioty przetwarzające dane na zlecenie KPT będą przetwarzały je wyłącznie na podstawie umowy zawartej z Administratorem i zgodnie z jego poleceniami.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy Dane związane z rejestracją i organizacją konferencji nie będą co do zasady przekazywane do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym ani do organizacji międzynarodowych. W przypadku publikacji zdjęć lub nagrań w serwisach społecznościowych dane mogą być przetwarzane przez operatorów tych serwisów również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Ewentualne przekazanie danych będzie odbywało się z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń.
8. Okres przechowywania danych Dane związane z rejestracją i udziałem w konferencji będą przechowywane przez okres niezbędny do przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia konferencji, a następnie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa, zasad archiwizacji obowiązujących u Administratora lub do czasu upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń. Dane przetwarzane na podstawie zgody, w tym indywidualny wizerunek i głos uczestnika, będą przetwarzane do czasu wycofania zgody albo zakończenia wykorzystywania materiałów przez KPT — w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej.
9. Prawa osoby, której dane dotyczą
   Na zasadach i w przypadkach określonych w RODO przysługuje Pani/Panu prawo do:
   • dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
   • sprostowania danych osobowych;
   • usunięcia danych osobowych;
   • ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
   • przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody albo umowy;
   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją;
   • wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na jej podstawie.
   Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
10. Skarga do organu nadzorczego Jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym do profilowania, które wywoływałoby wobec Pani/Pana skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływało.