Regulamin Konferencji "FORUM AI"

Organizowanej przez emagine & społeczność artiqode

§1 Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników Konferencji oraz jej Organizatora i dalej zwany jest Regulaminem.

1.2. Organizatorem Konferencji jest firma emagine sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (ul. Domaniewska 39a, 02-247 Warszawa) we współpracy ze społecznością artiqode, zwaną łącznie w dalszej części Regulaminu Organizatorem.

1.3. Konferencja, odbywa się w terminie, miejscu oraz formie wskazanej przez Organizatora. W ramach Konferencji będą odbywać się sesje naukowo-dydaktyczne. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany właściwości Konferencji do dnia rozpoczęcia Konferencji. Szczegółowe informacje o Konferencji i programie znajdują się na stronie internetowej Konferencji pod adresem: https://evenea.pl/pl/wydarzenie/ForumAI.

1.4. Uczestnikami Konferencji są osoby, które spełnią warunki uczestnictwa określone w §2 Regulaminu. W dalszej części Regulaminu zwani są Uczestnikami.

1.5. Każdy Uczestnik biorący udział w Konferencji otrzyma certyfikat uczestnictwa w Konferencji.

1.6.Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.

§2 Warunki uczestnictwa

• 2.1. Uczestnikami Konferencji mogą być osoby, które mają ukończony 18 rok życia i są związane zawodowo z tematyką Konferencji, a także przedstawiciele Organizatora i sponsorów.
• 2.2. Uczestnikiem jest podmiot, który spełni łącznie poniższe warunki:
• dokona rejestracji za pomocą systemu rejestracji on-line evenea.pl - partnera Organizatora zajmującego się sprzedażą biletów na Konferencję, wypełniając formularz zgłoszeniowy,
• dokona płatności zgodnie z trybem opisanym w §4 Regulaminu i zgodnie z regulaminem evenea https://app.evenea.pl/downloads/regulamin-05-04-2021.pdf.
• 2.3. Przesłanie potwierdzenia przez Evenea stanowi zawarcie umowy między Organizatorem a Uczestnikiem.
• 2.4. Organizator zastrzega sobie prawo do zamknięcia rejestracji na Konferencję lub poszczególne jej części (dodatkowe wykłady, warsztaty) w momencie osiągnięcia limitu Uczestników, który wynosi 120 osób (słownie: sto dwadzieścia). Rejestracji na Konferencję można dokonywać do momentu wyczerpania miejsc.
• 2.5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji.
• 2.6. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej Konferencji oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, Polityki prywatności emagine dostępnej pod adresem: https://www.emagine.org/privacy-policy-cookies/, a także konieczność przestrzegania regulaminu miejsca, w którym odbędzie się Konferencja, przepisów prawnych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
• 2.7. Rejestracja i potwierdzenie zapoznania się z Regulaminem jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu przez Uczestnika.
• 2.8. Rejestracja udziału w Konferencji jest równoznaczna z wyrażeniem nieodpłatnej, nieograniczonej ilościowo, czasowo ani terytorialnie, zgody na nieodpłatne wykorzystanie, obróbkę, powielanie i wielokrotne rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika utrwalonego na zdjęciach oraz nagraniach wykonanych w trakcie Konferencji, bez konieczności każdorazowego ich zatwierdzania, w celach informacyjnych, promocyjnych i reklamowych Konferencji oraz Organizatora. Powyższa zgoda obejmuje wszelkie formy publikacji, w szczególności rozpowszechnianie w telewizji, prasie i Internecie, w tym na stronie internetowej Konferencji pod adresem https://evenea.pl/pl/wydarzenie/ForumAI serwisach otwartych, zamkniętych oraz w mediach społecznościowych LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram,YouTube, itp.
• 2.9. Uczestnicy akceptują ustalone reguły przebiegu Konferencji oraz jej program, określony przez Organizatora i zamieszczony na Stronie rejestracyjnej Konferencji oraz zobowiązują się nie wpływać na jego zmianę i nie zakłócać przebiegu Konferencji.

§3 Zasady bezpieczeństwa i przebieg Konferencji

3.1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

3.2. Organizator zastrzega sobie prawo do uniemożliwienia udziału w Konferencji osobom, które nie dokonały zgłoszenia przez system rejestracji on-line, zgodnie z postanowieniami Regulaminu.

3.4. Organizator zastrzega sobie prawo do uniemożliwienia udziału w Konferencji osobom, które nie przestrzegają zasad bezpieczeństwa, w tym przeciwpożarowych, jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych przedstawiciela Organizatora. Organizator może także uniemożliwić udział w Konferencji osobom, które znajdują się w stanie nietrzeźwości, pod wpływem środków odurzających lub zachowującym się w sposób, który mógłby zagrozić bezpieczeństwu innych Uczestników oraz Organizatora, zakłócić porządek Konferencji, a także naruszyć ogólnie przyjęte normy zachowania w miejscach publicznych lub zasady współżycia społecznego.W takim przypadku Uczestnik nie będzie miał wobec Organizatora żadnych roszczeń, w szczególności roszczenia zwrotu opłaty konferencyjnej.

3.5. Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie obiektu, w których organizowana jest Konferencja.

3.6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprzestrzegania przez

Uczestników Regulaminu, niestosowania się przez Uczestników do zaleceń Organizatora oraz

poleceń personelu Konferencji.

3.7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane siłą wyższą.

3.8. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność odszkodowawczą za szkody w mieniu lub na osobach wchodzących w skład personelu Organizatora, obiektu, w którym odbywa się Konferencja, oraz pozostałych Uczestnikach.

3.9. Uczestnik nie może, bez pisemnej zgody Organizatora, utrwalać za pomocą obrazu i/lub dźwięku przebiegu Konferencji. Nie dotyczy to działań Uczestnika o charakterze prywatnym, stanowiących relację z obecności na Konferencji.

§4 Opłaty

4.1. Uczestnik zobowiązany jest uiścić pełną opłatę za Konferencję w wysokości 125 zł brutto przed Konferencją w sposób określony w systemie rejestracji i sprzedaży biletów evenea.

4.2. Opłata za konferencję powinna zostać uiszczona w terminie wskazanym podczas rejestracji on-line.

4.3. Po dokonaniu płatności faktura VAT zostanie wystawiona i dostarczona w sposób wskazany w regulaminie evenea.

4.5. Cena Konferencji zawiera podatek VAT w wysokości 23%.

4.7. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym przez evenea upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.

4.8. Koszt udziału w Konferencji, ewentualnego pobytu i przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

§5 Warunki rezygnacji

5.1. Organizator nie przewiduje możliwości rezygnacji z wykupionego uczestnictwa w Konferencji, z zastrzeżeniem §6 Regulaminu.

5.2. W przypadku konieczności odwołania Konferencji przez Organizatora, z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Organizatora, opłata za Konferencję zostanie zwrócona na rachunek bankowy, z którego nastąpiła wpłata i przy użyciu tego samego sposobu płatności, za pomocą którego dokonano wpłaty.

§6 Odstąpienie od umowy zawartej na odległość

• 6.1. Na podstawie art. 27 oraz art. 7 aa Ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, Uczestnikowi, który jest konsumentowi przysługuje prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość, bez podawania przyczyny, w terminie 14 dni od dokonania opłaty. Prawo do odstąpienia od umowy przysługuje wyłącznie osobie, która dokonała opłaty konferencyjnej.
• 6.2. Aby skorzystać z uprawnienia, o którym mowa powyżej, Uczestnik będący konsumentem powinien wysłać odpowiednie oświadczenie na adres: [email protected].
• 6.3. Organizator dokona zwrotu ceny uiszczonej przez Uczestnika w terminie 14 dni od daty odstąpienia przez Uczestnika na rachunek bankowy, z którego została dokonana zapłata.
• 6.4. W przypadku, gdy termin na odstąpienie od umowy upływa w dniu rozpoczęcia Konferencji lub później, ostatnim dniem odstąpienia od umowy, jest dzień poprzedzający rozpoczęcie Konferencji.

§7 Reklamacje

7.1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w drogą mailową na adres e-mail:[email protected].

7.2. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji, pod rygorem nierozpatrzenia reklamacji.

§7 Dane osobowe

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r., Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 (dalej ,,Rozporządzenie") informujemy, że:

7.1. Współadministratorami Pani/Pana danych osobowych (dalej ,,Administrator") jest emagine sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Domaniewska 39a, 02-672 Warszawa oraz przedstawiciele społeczności artiqode - Mariusz Misiek i Mariusz Kumor.

7.2. Jako Współadministratorzy odpowiadamy za wykorzystanie Pani/Pana danych osobowych w sposób bezpieczny oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7.3. Kontakt z osobą odpowiedzialną za bezpieczeństwo danych osobowych: [email protected]

7.4. Pani/Pana dane osobowe:

a) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia będą przetwarzane będą w celu zawarcia i realizacji zawartej z Panią/Panem umowy,

b) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia będą przetwarzane w celu wypełnienia prawnego obowiązku związanego z wystawianiem i przechowywaniem dokumentów oraz faktur za świadczone bądź zlecane przez Administratora usługi, realizacji przysługujących Pani/Panu lub Administratorowi uprawnień posprzedażowych, w tym także dla obrony przed i w związku z dochodzeniem roszczeń oraz realizowania innych obowiązków prawnych przed urzędami państwa.

c) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia z dnia 27 kwietnia 2016 r. będą one przetwarzane w celu wykonywania marketingu bezpośredniego,

d) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia na podstawie odrębnie udzielonej przez Państwa zgody — w przypadku jej udzielenia — będą przetwarzane w celu przesyłania informacji handlowych.

7.5. Uczestnik może wyrazić zgodę na otrzymywanie newslettera lub informacji handlowej w różnym zakresie w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną poprzez zaznaczenie odpowiednich pól podczas wysyłania zgłoszenia rejestracyjnego.

7.6. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez inne podmioty, w tym w szczególności spółki z Grupy emagine oraz przez inne podmioty świadczące dla Współadministratorów usługi m.in. promowania Konferencji, a także dotyczące rozliczeń finansowych, ochronę mienia i osób, biura rachunkowe, prawne, doradcze i konsultacyjne oraz archiwizacyjne, serwis sprzętu informatycznego oraz programów komputerowych w których dane są gromadzone, wszelkie inne usługi wspomagające podejmowane działania Współadministratorów przy prowadzonej przez niego działalności w związku z realizacją zawartych przez Współadministratorów z osobami trzecimi lub Uczestnikiem umowy.

7.7. Posiada Pani/Pan prawo do żądania od Współadministratorów dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a jeżeli przetwarzanie danych osobowych przez Współadministratorów odbywa się na podstawie zgody przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres podany w pkt. 3

7.8. Niezależnie od postanowień par. 7 przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, których podstawą nie jest Państwa zgoda, umowa czy przepis prawa. Wobec prowadzonego przez Administratora marketingu bezpośredniego, w tym profilowania i danych przetwarzanych na innej podstawie prawnej niż wskazana w zdaniu pierwszym możecie Państwo złożyć sprzeciw na adres Przedsiębiorstwa Administratora bądź e-mail Inspektora Danych Osobowych podany w pkt. 3 W przypadku złożenia sprzeciwu po rozpatrzeniu Państwa wniosku nie będzie możliwe przetwarzanie przez Administratora danych osobowych objętych sprzeciwem, chyba, że wykażemy iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

7.9. Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres wyznaczony przez Współadministratorów tj. 10 lat przy czym w przypadku wniesienia sprzeciwu dla przetwarzania danych osobowych, aż do momentu wniesienia sprzeciwu, który został uwzględniony w trybie określony w par.

7.10. Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeżeli uważacie, iż przetwarzanie danych osobowych przez administratora odbywa się z naruszeniem przepisów prawa.

7.11. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych uniemożliwiających realizację umowy może skutkować odmową realizacji zamówienia/umowy.

7.12. Dane osobowe Uczestnika nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania.

§8 Postanowienia końcowe

8.1. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania.

8.2. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian do niniejszego Regulaminu w każdym czasie.

8.3. Organizator zastrzega sobie, w przypadkach zaistnienia okoliczności od niego niezależnych, prawo do odwołania, częściowego zamknięcia, skrócenia albo przełożenia na inny termin organizowanego wydarzenia.

8.4. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego.

8.5. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby emagine sp. z o.o., chyba że przepisy powszechnie obowiązującego prawa stanowią inaczej.

8.6. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504).