Psychologia Komunikacji BLOK 3 | KOMUNIKACJA CZ. I

Psychologia Komunikacji Menedżera

BLOK 3 | KOMUNIKACJA

Strategie • Struktura rozmowy • Wpływ

To moduł, w którym komunikacja przestaje być spontaniczną reakcją, a staje się świadomą strategią. Większość rozmów w biznesie nie kończy się niepowodzeniem dlatego, że brakuje argumentów. Kończy się niepowodzeniem dlatego, że brakuje struktury, intencji i kierunku. Ten blok porządkuje fundament codziennej pracy lidera: sposób prowadzenia rozmów, spotkań, konfrontacji, negocjacji i decyzji.

Dlaczego ten moduł jest kluczowy

Rozmowa "łamie się" w przewidywalnych momentach:

• gdy intencja nie jest jasna,
• gdy cel nie jest nazwany,
• gdy emocje przejmują kierunek,
• gdy komunikat jest niespójny,
• gdy lider zaczyna się tłumaczyć zamiast prowadzić.

Ten moduł uczy widzieć te momenty w czasie rzeczywistym i świadomie nimi zarządzać.

Czego się nauczysz

✔ projektować rozmowę od celu do efektu
✔ budować strukturę rozmowy (otwarcie | rozwinięcie | decyzja I domknięcie)
✔ identyfikować punkt, w którym komunikacja traci kierunek
✔ oddzielać fakt od interpretacji i opinii
✔ prowadzić rozmowę z pozycji odpowiedzialności, nie obrony
✔ budować wpływ bez presji i bez manipulacji
✔ zamykać rozmowę decyzją, a nie niedopowiedzeniem

Zaczynasz rozumieć, że rozmowa to proces, a nie wymiana zdań...

KOMUNIKACJA

Strategie • Struktura rozmowy • Wpływ

1. ZAŁOŻENIA SZKOLENIA

Cel główny

Uczestnicy uczą się prowadzić rozmowy w sposób świadomy, uporządkowany i decyzyjny, tak aby:

• nie gubić celu,
• nie wpadać w chaos komunikacyjny,
• nie tłumaczyć się nadmiernie,
• nie dawać się wytrącać przez emocje, opór i niejasność,
• kończyć rozmowy konkretem, odpowiedzialnością i następnym krokiem.

Cele operacyjne

Po szkoleniu uczestnik:

• projektuje rozmowę od celu do efektu,
• rozpoznaje, gdzie rozmowa traci kierunek,
• buduje strukturę rozmowy: otwarcie - rozwinięcie - decyzja - domknięcie,
• odróżnia fakt od interpretacji,
• prowadzi trudne rozmowy bez utraty pozycji,
• stosuje pytania porządkujące i wpływające,
• domyka rozmowę ustaleniem: kto - co - do kiedy - po czym poznamy,
• rozpoznaje gry komunikacyjne i wraca do celu rozmowy.

Dla kogo

• liderzy,
• menedżerowie,
• przedsiębiorcy,
• kierownicy zespołów,
• handlowcy i osoby prowadzące rozmowy z dużą stawką,
• osoby odpowiedzialne za spotkania, uzgodnienia, feedback, konfrontacje i decyzje.

Forma

• warsztat stacjonarny,
• 2 dni,
• 16 godzin dydaktycznych,
• praca na realnych case'ach uczestników,
• ćwiczenia indywidualne, w parach, w trójkach i na forum.

2. EFEKT PSYCHOLOGICZNO-BIZNESOWY SZKOLENIA

Po tym szkoleniu uczestnik nie tylko "wie więcej o komunikacji", ale zaczyna:

• mówić krócej i precyzyjniej,
• szybciej odzyskiwać kierunek rozmowy,
• nie wpadać w tłumaczenie się,
• ograniczać chaos na spotkaniach,
• lepiej prowadzić rozmowy korygujące, decyzyjne i negocjacyjne,
• budować wpływ poprzez strukturę, a nie przez presję.

To ważne, bo większość trudnych rozmów nie rozsypuje się z powodu złych intencji, lecz z powodu:

• braku celu,
• niejasnej intencji,
• nadmiaru słów,
• emocjonalnego rozchwiania,
• reaktywności zamiast prowadzenia.

3. STRUKTURA SZKOLENIA

DZIEŃ 1

TEMAT DNIA:

Jak projektować i prowadzić rozmowę, żeby miała kierunek, strukturę i efekt

Cel dnia

Uczestnicy uczą się projektować rozmowę i prowadzić ją w sposób uporządkowany. Rozumieją, że wpływ zaczyna się nie od siły argumentu, ale od konstrukcji rozmowy.

MODUŁ 1. OTWARCIE SZKOLENIA I KONTRAKT PRACY

Czas: 45 min

Cele modułu

• zbudowanie bezpieczeństwa i koncentracji,
• wprowadzenie do logiki szkolenia,
• określenie, czym jest skuteczna komunikacja strategiczna.

Przebieg

1. Powitanie grupy.
2. Przedstawienie celu szkolenia.
3. Kontrakt warsztatowy:
   • obecność,
   • konkret,
   • poufność,
   • praca na realnych sytuacjach,
   • feedback behawioralny, nie oceniający.
4. Rundka otwierająca:
   • "Jaka rozmowa jest dziś dla mnie najtrudniejsza?"
   • "W którym momencie najczęściej tracę wpływ?"

Ćwiczenie

Ćwiczenie 1: Mapa trudnych rozmów

Uczestnicy zapisują 3 typy rozmów, które są dla nich najtrudniejsze, np.:

• rozmowa korygująca,
• rozmowa z oporem,
• rozmowa z osobą dominującą,
• rozmowa o priorytetach,
• rozmowa z kimś, kto się tłumaczy lub unika.

Efekt

Trener zbiera materiał diagnostyczny do pracy przez 2 dni.

MODUŁ 2. DLACZEGO ROZMOWY TRACĄ KIERUNEK

Czas: 75 min

Cele modułu

• uświadomienie uczestnikom typowych punktów załamania komunikacji,
• rozpoznanie mechanizmów, które psują rozmowę.

Mini-wprowadzenie merytoryczne

Rozmowa najczęściej "łamie się", gdy:

• nie wiadomo, po co się odbywa,
• cel nie został nazwany,
• strony mówią z różnych poziomów,
• fakt miesza się z interpretacją,
• emocje przejmują prowadzenie,
• rozmowa nie ma struktury,
• uczestnik zaczyna się bronić, zamiast prowadzić.

Ćwiczenie

Ćwiczenie 2: Sekcja zwłok rozmowy

Praca w 4-osobowych grupach.

Każda grupa dostaje opis krótkiej, źle poprowadzonej rozmowy biznesowej. Zadanie:

1. wskazać moment utraty kierunku,
2. nazwać przyczynę,
3. określić koszt biznesowy,
4. zaproponować, co powinno się wydarzyć wcześniej.

Arkusz analizy

• Jaki był formalny temat rozmowy?
• Jaki był prawdziwy temat?
• Czego zabrakło?
• W którym momencie rozmowa przestała prowadzić do celu?
• Co zrobił lider / rozmówca, co osłabiło wpływ?

Efekt

Uczestnicy uczą się patrzeć na rozmowę jak na proces, a nie jak na spontaniczną wymianę zdań.

MODUŁ 3. PROJEKTOWANIE ROZMOWY: OD CELU DO EFEKTU

Czas: 90 min

Cele modułu

• nauczenie uczestników planowania rozmowy,
• zbudowanie nawyku myślenia przed wejściem w dialog.

Model

Model 5 pytań przed rozmową

1. Po co wchodzę w tę rozmowę?
2. Jaki ma być konkretny efekt?
3. Co musi wybrzmieć jasno?
4. Na jaki opór muszę być gotów?
5. Co będzie oznaczało domknięcie?

Ćwiczenie

Ćwiczenie 3: Projektowanie rozmowy przed wejściem

Każdy uczestnik bierze realną rozmowę ze swojej pracy i przygotowuje ją według formularza:

• temat rozmowy,
• cel rozmowy,
• intencja,
• kluczowy komunikat,
• przewidywany opór,
• pytania porządkujące,
• decyzja, do której rozmowa ma prowadzić.

Następnie praca w parach:

• partner sprawdza, czy cel jest jasny,
• czy komunikat nie jest zbyt miękki lub zbyt obronny,
• czy domknięcie jest konkretne.

Materiał

Formularz: Karta projektowania rozmowy

MODUŁ 4. STRUKTURA ROZMOWY: OTWARCIE - ROZWINIĘCIE - DECYZJA - DOMKNIĘCIE

Czas: 90 min

Cele modułu

• zbudowanie jasnej architektury rozmowy,
• pokazanie, że struktura daje bezpieczeństwo i wpływ.

Model

Model 4 kroków rozmowy

1. Otwarcie

• po co rozmawiamy,
• jaki jest temat,
• jaki jest cel.

2. Rozwinięcie

• fakty,
• znaczenie,
• pytania,
• doprecyzowanie.

3. Decyzja

• co ustalamy,
• jakie są opcje,
• co wybieramy.

4. Domknięcie

• kto,
• co,
• do kiedy,
• w jaki sposób sprawdzamy.

Ćwiczenie

Ćwiczenie 4: Układanie rozmowy z rozsypanki

Grupy dostają kartki z fragmentami zdań z rozmowy. Zadanie:

• ułożyć je w poprawnej sekwencji,
• wskazać, które zdania są zbędne,
• dopisać brakujące elementy domknięcia.

Ćwiczenie 5

Mocne otwarcie rozmowy

Każdy uczestnik ćwiczy 3 wersje otwarcia:

• rozmowa korygująca,
• rozmowa decyzyjna,
• rozmowa z oporem.

Trener koryguje:

• za długie wejścia,
• tłumaczenie się,
• zbyt miękki start,
• brak celu.

MODUŁ 5. FAKT A INTERPRETACJA

Czas: 75 min

Cele modułu

• ograniczenie chaosu narracyjnego,
• nauczenie precyzyjnego języka.

Mini-wprowadzenie

W rozmowach ludzie często nie rozmawiają o faktach, tylko o swoich interpretacjach, etykietach i założeniach.

Przykłady:

• "Ty nigdy nie słuchasz" — etykieta.
• "Na trzech spotkaniach przerwałeś mi w połowie zdania" — fakt.

Ćwiczenie

Ćwiczenie 6: Zamiana interpretacji na fakt

Uczestnicy dostają zestaw typowych komunikatów z biznesu i mają je przeformułować:

• z oceny na fakt,
• z zarzutu na komunikat odpowiedzialny,
• z pretensji na precyzję.

Przykłady

• "Nie angażujesz się" → "W ostatnich dwóch tygodniach nie wysłałeś raportu i nie wróciłeś z decyzją."
• "Jesteś chaotyczny" → "Trzeci raz zmienia się zakres bez wcześniejszego uprzedzenia."

Efekt

Większa precyzja i mniej emocjonalnej mgły w komunikacji.

MODUŁ 6. ĆWICZENIA GŁÓWNE: ROZMOWY STRUKTURALNE

Czas: 120 min

Cele modułu

• przećwiczenie rozmów w realnych scenariuszach,
• połączenie celu, struktury, języka i domknięcia.

Praca

Role-play w trójkach:

• osoba A - prowadzi rozmowę,
• osoba B - rozmówca,
• osoba C - obserwator.

Scenariusze

1. Pracownik nie dotrzymuje ustaleń.
2. Współpracownik wraca stale do tego samego tematu bez decyzji.
3. Członek zespołu wprowadza chaos informacyjny.
4. Rozmowa o przeciążeniu i priorytetach.
5. Rozmowa naprawcza po napięciu.

Zadanie dla obserwatora

Obserwuje:

• czy cel został nazwany,
• czy rozmowa miała strukturę,
• czy pojawiły się fakty,
• czy prowadzący nie zaczął się tłumaczyć,
• czy było konkretne domknięcie.

Debrief

• Co działało?
• Gdzie rozmowa się rozjeżdżała?
• W którym momencie prowadzący tracił wpływ?
• Co należało skrócić?
• Co należało nazwać wcześniej?

ZAMKNIĘCIE DNIA 1

Czas: 30 min

Ćwiczenie

Ćwiczenie 7: Jedna rzecz, którą przestaję robić

Każdy uczestnik kończy zdania:

• "Najczęściej tracę kierunek rozmowy, gdy…"
• "Od jutra przestaję…"
• "Zaczynam bardziej świadomie…"

Zadanie na kolejne spotkanie 13 maja

Każdy uczestnik przygotowuje na dzień 2 jedną prawdziwą trudną rozmowę do przepracowania.

Do zobaczenia!